5 Easy Facts About Sistema de Gestión Documental Described
5 Easy Facts About Sistema de Gestión Documental Described
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Un sistema de gestión documental hace que sea fileácil para las empresas combinar archivos en papel y digitales en un único repositorio. Los documentos fileísicos se pueden escanear y los formatos digitales de estos y otros documentos generados por diferentes sistemas se pueden importar.
Esta plataforma altamente personalizable se adapta a las necesidades de organizaciones de cualquier tamaño, ofreciendo funcionalidades avanzadas para la digitalización y automatización de procesos documentales.
El acceso y recuperación de información es el último componente clave de la gestión documental. Consiste en proporcionar a los usuarios autorizados la capacidad de buscar, acceder y recuperar rápidamente los documentos que necesitan. Esto puede lograrse mediante la implementación de interfaces de usuario intuitivas y funciones de búsqueda avanzada que permitan a los usuarios encontrar documentos utilizando palabras clave, fechas o criterios específicos.
Explora los fundamentos de la captura de documentos y descubre cómo digitalizar tus procesos de manera eficaz. Te damos nuestros consejos para un uso óptimo en la empresa.
El hecho de que el software de gestión documental de QuoFiles incluye tres soluciones en una misma plataforma con funcionalidades de gestión de calidad, Sharepoint y captura de documentos.
Gestión avanzada de contenido: permite organizar, clasificar y buscar documentos de manera eficiente con herramientas de indexación y metadatos avanzados.
La suite de OnlyOffice puede utilizarse como parte de las herramientas propias de productividad que ofrece el programa o integrarla fácilmente en tus propias soluciones SaaS o locales.
Preguntas sobre este artworkículo ¿Cuál es el principal beneficio que las empresas esperan obtener de un sistema de gestión documental?
Alertas y Notificaciones: Configuración de alertas y notificaciones automáticas para informar a los usuarios sobre tareas pendientes, plazos y cambios en los documentos.
Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fileácil y sencilla.
Facilidad de uso y ergonomía de la interfaz: analizamos lo intuitiva y accesible que resulta la interfaz para los usuarios, así como la experiencia basic de uso.
Además, la gran capacidad de espacio de servidor que se ofrece en la nube proporciona flexibilidad y elasticidad lo cual es importante si por alguna razón lo demanda el negocio.
En la Sistema de Gestión Documental práctica, esto significa que puede extraer información de cualquier documento impreso o escrito a mano de forma rápida y precisa. De esta manera, ahorra tiempo y reduce significativamente el riesgo de errores manuales en la conversión de estos materiales.
Transparencia informativa: El almacenamiento y acceso a la información y documentación, mediante un SGD implementado en las empresas, permite a los usuarios dentro de un área o con accesos privilegiados monitorear en cualquier momento y de forma inmediata el estatus y/o localización de documentación clave, además de identificar quiénes son los responsables o participantes de la operación o etapa operativa en la que se encuentra.